Portal de onboarding pentru clienti

Un distribuitor de echipamente hidraulice din zona Moldovei avea un proces de integrare a noilor clienți complet manual. Fiecare comandă nouă însemna schimburi lungi de emailuri, verificări separate ale documentelor și o așteptare de până la cinci zile lucrătoare până la confirmarea contului. Operatorii logistica pierdeau ore întregi cu reconcilierea datelor între sisteme diferite.

Am propus un portal de onboarding care să preia automat documentele de înregistrare, să verifice datele firmei printr-un API de validare și să genereze contul de client direct în ERP-ul SeoulRise. Scopul era să reducem timpul de activare de la cinci zile la sub 24 de ore, fără să compromitem securitatea sau conformitatea fiscală.

Abordarea tehnică

Am construit un flux în trei pași: încărcarea documentelor (certificat fiscal, act constitutiv, semnătură electronică), validare automată prin API-ul ANAF și generarea profilului de client în sistemul nostru de gestionare a comenzilor. Partea de frontend a fost gândită pentru operatori logistica – nu pentru clienți finali – așa că interfața este minimalistă, cu butoane mari și confirmări vizuale clare.

Backendul folosește un motor de reguli care decide dacă documentele sunt complete sau dacă trebuie să redirecționeze cererea către un operator uman. Am introdus și un mecanism de notificare: dacă validarea eșuează, sistemul trimite automat un email cu pașii corectivi, nu un mesaj generic de eroare.

Implementarea efectivă

Proiectul a durat șase săptămâni de la specificații până la punerea în producție. Primele două săptămâni au fost dedicate integrării cu API-ul ANAF și testării scenariilor de documente incomplete. Următoarele trei săptămâni au acoperit construcția panoului de administrare și a fluxului de notificări. Ultima săptămână a fost pentru testare cu date reale și ajustări de securitate.

Am ales o arhitectură modulară: fiecare pas al fluxului (încărcare, validare, generare cont) este un microserviciu independent. Astfel, dacă API-ul ANAF se schimbă, nu trebuie să rescriem tot portalul, ci doar modulul de validare. Stocarea documentelor se face pe un server intern, criptat, cu acces restricționat pe bază de rol.

Rezultate și impact

După trei luni de funcționare, timpul mediu de activare a unui client nou a scăzut de la 4,7 zile la 6 ore. Operatorii logistica au raportat o reducere cu 80% a sarcinilor administrative legate de onboarding. Erorile de introducere manuală a datelor au dispărut complet – validarea automată blochează orice document cu date lipsă sau incorecte.

Un efect neașteptat a fost scăderea numărului de apeluri la suportul tehnic în primele 30 de zile de la activare. Clienții primesc acum un email automat cu instrucțiuni clare și linkuri directe către manualele echipamentelor, ceea ce a redus confuzia inițială.